【読書で人生をかえる】ゼロ秒思考の仕事術SPEED
こんにちは、じょんです。
久しぶりに更新しています。
ようやくお正月休みのやる気０モードから、 仕事モードへスイッチが入りました。(遅い…)
今回、ご紹介する本は「ゼロ秒思考」の著者、赤羽雄二さんの「速さは全てを解決する『ゼロ秒思考』の仕事術 SPEED」です。
ビジネス書はだいたい本のカバー部分に一番のキャッチコピーがあ ると思っているのですが、
ページをめくると………！！！👀！！！
「スピードが「質」も「やる気」も連れてくる」
って書いてあります。なにこれ、 すごいじゃないのとテンション上がったので、これを書いています。
赤羽さんの鋭い切り口にドキドキして、「いや～赤羽さん、 本質ですけと厳しいっすね」とツッコミながら読みました。
この本の構成は、①速さが全てを解決する理由、② スピードを上げるための原則、③ 思考のスピードを上げるための方法、④スピードと効率をあげるための具体例(会議、資料作成、 コミュニケーションなど)となっています。
私が必要と思っていないいので、①は割愛しています。それでは、時間があればお付き合いください！
赤羽さんが大事にしてきた「速さ」と「早さ」について
本書の中での2つの「速さ」と「早さ」について
「速さ」・・・仕事のスピードのこと。メールの書き方、 やり取りの仕方、書類の作り方、会議の時間短縮など。
「早さ」・・・朝早く、早起きなど時刻が早いこと。
赤羽さんは、速さ(スピードを上げる)のと並行して、できる限り 早さにもこだわってきたと書いてありました。
スピードが同じでも、早く始めると、 ほとんどの場合前倒しになり、段取り良く、 余計な時間がとられなくなる。
ー第2章よりー
両方組み合わさると、好循環がうまれるのは必然ですね。原則について見ていましょう。
第2章
スピードを上げるための8つの原則のなかで4つを抜粋します。
【原則①】 全体像を描く
自分で全体像を考え、上司がぶれないことを確認して見定めて、 実際の作業にはいる。
※やや頼りない上司の場合は、こまめに確認するが鉄則です。
【原則②】 丁寧にやりすぎない
全体像がわかっていれば、本当に時間をかけるべきところ、 手を抜いても問題ない所がわかる。
丁寧にやらないというわけではない。 全てを丁寧にやりすぎた結果、最後に時間がなくなり、慌てて
しまい、全体のクオリティが下がることもあるので要注意。
【原則⑥】 前倒しをする
できることは全部前倒しする。早めにやるほうが、 精神的にも余裕があるので、落ち着いて広い視野で
取り組むことができる。心に余裕があるので頭もよく働く。
「ぎりぎり」だと、目先のことにあくせくし、 先手を打つこともできず、 想定が外れたときの挽回のチャンスもない。
人の協力も得にくいし、ストレスが強くなり、 体も心も疲れ果てる。
※ここ、怖いよ赤羽さ～ん、と思った文章でした。
【原則⑧】二度手間を全力ではぶく
初めての仕事の場合は、経験者何人かに話を聞いて、 仕事の全体像を理解する。こまめに確認を取ることも重要。
また、悪いニュースがあればすぐに共有し、 最速で挽回の手を打つ。いい組織ほどこれができており、問題の
未然防止ができている。
※端的にいうと、報連相がよくできている組織だと思いました。
第3章ー頭のいい人はメモ書きをすすめてくるー
思考のスピードを上げる具体的な方法
結論、「メモ書き」です。
メンタリストDaiGoさんの動画でも思考を整理する方法として よく目にするなと思いましたが、
よく言われる方法ですね。紙とペンさえあればすぐできるので、 手書きがいいんですね。
＜具体例＞
会議の時間を短縮するために
・会議のアジェンダを決め、事前に通知して、期待設定をする
・会議に必要な資料は少なくとも前日に配布し、 説明時間を半減する
・一人一人の発言は要点を絞って発言してもらうようにする
・ディスカッションの内容をホワイトボードに整理することで、 重複をなくす
これくらいのメモ書きを、１分位で書き、 朝から寝るまで10ページ書いていく習慣をつけると、
非常に頭がすっきりする本書に書いてありました。
異常な速さですね。日々のトレーニングなんでしょうか？
私はこの速さはできませんが、 日々の業務で改善したい点はメモしております。
思いついたら、通勤電車の中、家の中など、 とりあえずメモします。
メモ書きの効果は不安を打ち消すにも効果的です。
仕事の改善点だけでなく、思いついた不満、不安、 ためずにノートに吐き出すツールとして
最も有効です。
何が不安なのか？何が不満なのか？どうしたら解決するのか？ 自分の考え方の傾向がわかります。
この後の章で、 コミュニケーションのミスを無くすという章がありますが、
「伝えるべきことを3、4点メモしてから相手に話す」と書かれて います。
論理的に伝えることができますし、 何より感情的にならずに話し合いができると思います。
第4章
スピードと効率を極限まで上げるノウハウ
特にコミュニケーションでミスを無くすというところをピックアッ プさせていただきます。
①丁寧に話を聞くことで、むしろ仕事は早く進む
むしろスピードとは真逆だと思うが、 人と人のコミュニケーションは聞くことが最も重要と念頭におきた い。
やりがちな事
・途中で過剰に突っ込んでしまいたくなる⇒ 先読みしすぎて本当に相手が伝えたいことを引き出せていない。
・気が付いたらこちらが演説モードになってしまう⇒ 年上の上司ほど、「私の時代は～」と。誰も聞いてない。
聞き上手になりたい…。2020年の田本の目標です…。( 一一)
丁寧に聞くことのメリット
・相手に信頼される。
②伝えるべきことを3、4点メモしてから話す
メモすることで、落ち着いて効果的に伝えること
ができます。
「伝え方が9割」 でも思ったことをそのまま口にしないという法則がありました。
人前で話す、何かをお願いするときには、 話すことを整理してから話始めるのが効率が良いですね。
＜例えばこんなメモ＞
〇今回お願いの背景
〇今回お願いしたいこと
〇なぜ頼みたいか
〇引き受けていただくメリット
何事も事前の準備が心の余裕を生み出してくれますね。
④合意した内容を書面で共有する
これは最近、本当に重要だと思う事の一つでふ。
重要な理由
①合意したと思っても、 相手との理解のギャップがあるかもしれない…
②何を合意したか、時間が経つと相手の記憶が曖昧になり、 都合よく記憶している…
③時間が経つと、こちらの記憶も曖昧になっている…
人の記憶はあまり信用できないかも…。
あ、あの時○○さんがこういった。あれ？そうだっけ？ みたいなやり取りで時間が無駄ですよね。
その場では、 文書に残すときに時間のロスを感じるかもしれませんが、後々とても重要になるので自分でも気を付けて口頭で説明⇒メールで残すを心掛けています。
コミュニケーションは二度手間、摩擦を避けるためにも、丁寧に聞き、合意できたと感じたら、 文書に記録しておくことが重要かなと思います。
最後に、、、
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
まとめてみると、少し余裕をもって行動する、 事前準備をすることが大切かわかました。
簡単なことですが、なかなかできない！なので精進します。
がんばるぞ～！
